Muutoksen ensimmäinen edellytys ei ollut uusi teknologia. Se oli perusrakenteiden korjaaminen. Rakensimme systemaattisemman myyntimallin, terävöitimme palvelutarjoomaa modernimman JavaScriptin suuntaan, laajensimme asiakaskuntaa startupeista isompiin yrityksiin ja toimme projektien johtamiseen ja kannattavuuden seurantaan huomattavasti enemmän kurinalaisuutta. Samalla rakensimme johtoryhmän, jolla oli sekä todellista vastuuta että omistajuutta yhtiössä. Janne Muurinen nousi keskeiseen operatiiviseen rooliin ja omistajaksi - ja myöhemmin perustamani Integrifyn toimitusjohtajaksi, jossa toistimme saman muutoksen entistäkin paremmin tuloksin.

Nordille kävi hyvin. Vuosina 2013–2017 liikevaihto kasvoi 0,9 miljoonasta 5,5 miljoonaan euroon ja henkilöstö 17:stä 52:een. Tulos nousi negatiivisesta yli 20 prosenttiin, mikä myötävaikutti siihen, että Digia osti yhtiön vuonna 2017.

Jos tekisin saman muutoksen tänään, tekisin monet asiat täsmälleen samalla tavalla. Hyvä strategia, vahva asiakasymmärrys, osaava johto, selkeät vastuut ja avainhenkilöiden omistajuus ovat edelleen kasvun perusta, eikä mikään teknologia korvaa niitä. Yhden asian tekisin kuitenkin tänä päivänä toisin: rakentaisin yhtiön keskeiset prosessit alusta lähtien niin, että ihmiset ja tekoälyagentit työskentelevät niissä yhdessä.

Mikä oli pk-yhtiölle aiemmin mahdotonta, ei ole sitä enää 

Nordin aikaan pk-yrityksen digitaalinen uudistuminen kaatui harvoin tahdon puutteeseen. Se kaatui siihen, ettei tekijöitä tai rahaa ollut. Viiden miljoonan liikevaihdon ja puolen miljoonan tuloksen yhtiö olisi tarvinnut hankkeeseensa neljä kehittäjää, designerin ja tuotevastaavan. Juuri sellaista tiimiä se ei saanut. Parhaat teknologiaosaajat hakeutuivat suurempiin yhtiöihin. Ja me itse Nordissa, kuten ohjelmistotalot yleensä, valitsimme mieluummin ison ja maksukykyisen asiakkaan, joka pystyi tarjoamaan pidemmän ja jatkuvamman projektin. Pk-yhtiön hanke oli liian pieni parhaalle toteuttajatiimille ja liian suuri asiakkaan omalle organisaatiolle.

Tekoäly ei ratkaise tätä tuomalla pk-yhtiöön lisää osaajia. Se ratkaisee sen pienentämällä tarvittavan tiimin. Työ, johon tarvittiin kuusi ihmistä ja pari vuotta, on tänään pienen kokeneen tiimin tehtävissä kuukausissa - toisinaan yhden oikean ihmisen ja tekoälyn. Ja yhden huippuosaajan houkuttelemiseen pk-yhtiöllä on aseet, joita sillä ei koskaan ollut kuuden hengen tiimin palkkaamiseen: merkityksellinen ongelma, näkyvä jälki ja omistajuus yhtiössä. Raha ei ole enää suurin este. Oikean ihmisen tunnistaminen ja hänen saamisensa taloon on.

Emme aloita työkaluista vaan prosesseista

Monessa yrityksessä, pienessä tai suuressa, tekoälyn käyttöönotto alkaa hankinnoista. Henkilöstölle annetaan käyttöön chatbotteja, kirjoitusavustajia ja uusia ohjelmointityökaluja. Ne voivat parantaa yksittäisen työntekijän tuottavuutta, mutta eivät muuta yrityksen toimintamallia.

Siksi me DAL Partnersilla emme aloita kohdeyhtiössä työkaluista, vaan samasta kohdasta kuin Nordissa: siitä, miten yhtiö oikeasti toimii. Käymme läpi, miten myynti, palvelutuotanto, resursointi, asiakaspalvelu ja laskutus tänään etenevät — missä tieto syntyy, kuka päättää, missä työ odottaa, mikä toistuu ja missä syntyy virheitä. Vasta sen jälkeen määrittelemme yhdessä yrityksen kanssa, miten prosessin pitäisi toimia: mitkä vaiheet standardoidaan, mitkä järjestelmät yhdistetään, mitä agentti voi tehdä itsenäisesti, missä kohdassa tarvitaan ihmisen hyväksyntä, kuka omistaa prosessin ja millä mittareilla sitä johdetaan.

B2B-palveluyhtiössä ensimmäinen käyttötapaus löytyy usein tarjousprosessista. Aikanaan tein Nordiin tämän itse, todella manuaalisesti. Agentti, joka kokoaa asiakkaasta saatavilla olevat tiedot, tunnistaa vastaavat aikaisemmat projektit, valmistelee tarjousluonnoksen ja tarkistaa hinnoittelun suhteessa tavoiteltuun katteeseen, on demona helppo. Tuotantoon asti se on kaikkea muuta.

Vaikeaa ei ole tekoäly. Vaikeaa on se, mikä sen alta paljastuu. Vanhat tarjoukset ovat kolmen ihmisen sähköpostissa. Hinnoittelun todellinen logiikka on yhden myyjän päässä eikä missään kirjattuna. Asiakkuudenhallinnassa on puolet tiedoista ja toiminnanohjauksessa toinen puoli eri tunnisteilla. Poikkeuksia on enemmän kuin sääntöjä, ja jokainen niistä on aikanaan ollut hyvä päätös. Ennen kuin agentti tekee mitään hyödyllistä, joku joutuu käymään tämän läpi ja päättämään, miten asioiden pitäisi jatkossa mennä. Se työ on hidasta, tylsää ja pitkälti käsityötä. Toisaalta se on ainoa syy, miksi lopputulos lopulta toimii.

Kun logiikka on muutettu ja data korjattu, loppu on suoraviivaista. Ihminen arvioi ratkaisun, kohtaa asiakkaan ja hyväksyy tarjouksen. Kun kauppa voitetaan, sama työnkulku avaa projektin, siirtää tiedot toiminnanohjaukseen, ehdottaa resursointia ja valmistelee asiakkaalle toimitussuunnitelman. Yksi prosessi, päästä päähän, mitattavalla lopputuloksella. Juuri siksi se myös valmistuu.

Sama logiikka laajenee sieltä eteenpäin: palvelutuotannossa poikkeamien tunnistamiseen ennen kuin ne muuttuvat asiakasongelmiksi, taloushallinnossa laskutusaineiston valmisteluun ja puuttuvan laskutuksen esiin nostamiseen, johdolle jatkuvaan näkymään myyntiin, kapasiteettiin ja kannattavuuteen. Tavoitteena ei ole automatisoida kaikkea, vaan siirtää toistuva tiedonhaku, valmistelu ja järjestelmien välinen työ agentille ja jättää ihmiselle harkinta, asiakassuhde ja vastuu lopputuloksesta.

Käytännössä ensimmäinen vaihe on tuotannossa viikoissa, ei vuosissa. Varsinainen työ on hitaampaa: 6–18 kuukauden aikana yhtiöön rakennetaan se osaaminen ja ne ihmiset, joilla sitä kehitetään eteenpäin ilman DAL:ia.

Yrityksellä on osaaminen, jota ulkopuolelta ei voi tuoda

Vaikka tuomme yhtiöön operatiivista osaamista ja uuden teknologisen työkalupakin, emme ajattele tietävämme yrittäjää paremmin, mitä hänen asiakkaansa tarvitsevat. Parhaissa pk-yrityksissä asiakasymmärrys ja toimialaosaaminen ovat rakentuneet vuosien tai vuosikymmenten aikana. Ne näkyvät tavoissa ratkaista asiakkaiden ongelmia, henkilöstön hiljaisessa tiedossa ja luottamuksessa, jota yritys on markkinallaan ansainnut.

Tätä ei voi ostaa konsultilta eikä rakentaa tekoälymallilla tyhjästä. Siksi haluamme toimia yrittäjän aitona kumppanina: yrittäjä ja henkilöstö tuovat asiakasymmärryksen, toimialaosaamisen ja kulttuurin, me pääoman, operatiivisen toteutuskyvyn ja kokemuksen siitä, miten myyntiä, johtamista, prosesseja, järjestelmiä ja yritysostoja rakennetaan seuraavaa kasvuvaihetta varten. DAL:in tehtävä ei ole toteuttaa irrallista muutoshanketta vaan rakentaa kyvykkyys, joka jää pysyvästi yhtiöön: selkeät vastuut, toimiva johtamismalli, sitoutuneet avainhenkilöt sekä teknologia ja prosessit, joita yritys osaa itse kehittää. Ja samalla kannattavampi yhtiö, jonka henkilöstö tekee vähemmän manuaalista työtä ja jonka arvo on suurempi.

Kasvu vaatii osaamista, jota yrittäjällä ei yksin ole 

Suomessa on paljon kannattavia yrittäjävetoisia yhtiöitä, joilla on uskolliset asiakkaat ja vahva markkina-asema. Seuraava kasvuvaihe vaatii silti johtamis- ja teknologiaosaamista, jota yhden yrittäjän aika ja kokemus eivät enää yksin kata. Siihen kohtaan tuomme pääomaa ja käytännön toteutuskykyä: emme yleistä tekoälystrategiaa emmekä listaa käyttöönotettavista työkaluista, vaan valitsemme tärkeimmät työnkulut, rakennamme niitä tukevat agentit ja viemme muutoksen loppuun asti.

Tekoäly muuttaa sen, mikä on pienelle yhtiölle mahdollista. Sen hyödyntäminen vaatii silti samaa kuin Nordin ja Integrifyn rakentaminen aikanaan yrityskauppoihin saakka: oikeita ihmisiä, yhteistä omistajuutta ja kykyä viedä muutos käytäntöön.

Kirjoitamme täällä muun muassa siitä, miten pk-yhtiöitä kehitetään käytännössä - ja mitä tekoäly siinä oikeasti muuttaa. Jos tunnistat yhtiösi tästä tekstistä, keskustelemme mielellämme.